CocoMart Insight

每到清點庫存完、要跟供應商叫貨時，你們店長是不是一手拿著手機、站在冷藏庫前，在好幾個 LINE 群組切換打字叫貨？或是手寫要訂的食材品項及數量，再把這張塗塗改改的紙本拍下來傳給供應商？

很多餐飲業者以為用原本的叫貨方式是最方便的作法，但這其實是餐廳營運最大的隱形漏洞。

你以為理所當然的叫貨方式，其實暗藏營運風險？

很多老闆一遇到，送來的貨數量不對、漏叫菜等等錯誤，直覺會念員工兩句：「怎麼不仔細一點！」，但沒有意識到，大家習以為常的叫貨流程，其實本身就有破綻，無形中吃掉利潤與人力。

❶ 叫貨管道四散，容易漏單、錯誤百出

如果菜商傳 LINE、肉商打電話、海鮮商用傳真，店長或採購人員就要在不同的管道間切換，本來就容易漏東漏西。特別像是打電話叫貨的業者，訂貨紀錄很多時候只是隨手記在空白紙上，甚至忙起來根本沒記。一旦隔天廠商送錯貨，雙方各說各話，店長還得浪費時間跟對方一來一回處理退換貨，甚至親自跑市場補買，完全就是在內耗。

❷ 傳統叫貨方式，對帳與追蹤成本簡直是做苦工

叫貨管道四散，採購紀錄也會跟著混亂。許多餐廳採購的做法是使用 LINE 文字訊息或是手寫後拍照傳給供應商，如果店裡想查「上週到底有沒有叫豬肉？」就是只能瘋狂翻找對話紀錄，可能還常遇到「圖片已過期」，根本無從查起。

而有些老闆到了月底對帳時，拿著供應商送來的紙本收據、出貨單，一張張手打 KEY 進 Excel，核對起來不僅極度麻煩、容易出錯，更是把會計和老闆的寶貴時間，全都綁死在這些行政苦力活上。

❸ 叫貨流程全憑經驗，缺乏標準

用 LINE 也好、打電話也罷，這些傳統叫貨方式依賴店長或採購人員的個人經驗，哪樣食材跟哪家叫、數量和單位等等，沒有系統化的防呆機制。

曾經有餐飲老闆分享，他交代一名新進員工採購「10公斤」高麗菜，員工在自家的紙本訂貨表寫成「10 斤」拍照傳給菜商，送來份量直接比預期少四成，只好趕快再連絡廠商補叫貨。總之，若採購缺乏標準化，會無形中增加營運壓力與麻煩，教育訓練成效也十分有限。

叫貨流程怎麼做最不容易出錯？CocoMart 終結亂象的 3 步驟

面對上述風險，最能避免出錯的方法，就是改用「系統點選」取代傳統叫貨方式。

很多時候，員工出包單純是因為用的方法不對。CocoMart 的核心概念，就是讓叫貨像網購一樣簡單。我們把容易出錯的流程，轉化為 3 個防呆步驟：

❶ 步驟一、統一下單入口：鎖定門市與供應商

打開系統，直接選好「下單門市」、「供應商」及「預期到貨日」。就像網購先挑好店家，所有叫貨都有數位紀錄可供追蹤。

❷ 步驟二、告別模糊照片：彈出式「標準品項」清單

點開「新增品項」，會彈出供應商設定好的標準名稱與單位（例如：整顆蘋果 1包1公斤）。店長只要輕鬆按「＋/－」決定數量，不用打字、拍照，減少溝通誤差。

❸ 步驟三、購物車即時預覽：當下掌握內容

所選食材放進購物車後，系統自動列出明細。店長按下「下單」前能一眼確認是否有漏勾。有疑慮還能先按「儲存草案」，把核對動作做在第一線。

把採購搬上系統後，餐廳具體改變了什麼？

很多老闆會疑惑，換個方式叫貨真的能省下人力嗎？當你把叫貨數位化，改變的是深層營運痛點：

• 月底對帳不再崩潰： 過去會計或老闆月底要拿著一堆的紙本單據，或是對著 LINE 記錄一筆筆輸入 Excel。現在系統一鍵匯出明細，3 天的對帳工作直接縮短成 3 分鐘。
• 休假交接無縫接軌： 以前叫貨全憑店長腦袋裡的記憶與經驗，店長一休假，代班人員就容易出現問題。現在系統有歷史紀錄跟標準清單，新人照著點也不會出錯，形成可複製的 SOP。
• 精準抓出耗損漏洞： 紙本單據丟了就沒了，但系統會留下每個月的採購數據，讓你隨時揪出「為什麼這個月高麗菜花比較多錢？」，真正把控住食材成本。

告別無效營運內耗，讓採購系統穩固營運根基

在餐飲缺工的大環境下，優秀的人才是老闆最珍貴的資產。如果可以不讓採購人員與店長將寶貴的精力與時間，消耗在手寫單據、翻找對話紀錄等無效的行政內耗上。

導入專業的採購系統，不僅是為了降低人為錯誤與有效控管食材成本，更是優化工作流程、提升管理能力。CocoMart 深刻理解餐飲業者的需求，協助理順繁雜的採購作業。把防呆與紀錄交給系統，將團隊的時間與專注力，真正保留給提升餐點品質與服務顧客。

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